¿Cómo debe convocarse una junta general?
La convocatoria de una junta general de socios es esencial para tomar decisiones importantes que afecten a la marcha de la sociedad. Es por ello que la Ley de Sociedades de Capital establece las formalidades que debe reunir la convocatoria para considerarse válida. En este texto se analizan las distintas formas de convocar una junta, desde la publicación en la página web de la sociedad o en los diarios oficiales, hasta la convocatoria individual por correo electrónico.
¿Cómo debe convocarse una junta general?
Si tienes una empresa, ya sabes más que de sobras qué es una junta general de socios. ¿No lo sabes? Explicado muy rápida y sencillamente, una junta general de socios es una reunión de los socios que forman parte de una sociedad y en la que se toman las decisiones que afectan a la marcha de la sociedad como entidad.
Es decir, una vez que se ha constituido una sociedad, la sociedad es una persona independiente de sus socios, pero su configuración y funcionamiento está sometido a lo que sus socios decidan. Las decisiones que se toman en junta son, por ejemplo, ampliar el capital (porque se haya recibido inversión externa), modificar el nombre de la sociedad, modificar el objeto social (la actividad a la que se dedica), o aprobar las cuentas del ejercicio anual.
De este breve listado, habrás comprobado que todas las decisiones que se pueden tomar al respecto tienen trascendencia para la sociedad (en mayor o menor medida), y es por ello por lo que es necesario reunir a los socios, debatir la toma de la decisión y, finalmente tomarla. La junta es un medio de garantía básico para que todos los socios puedan tener conocimiento de lo que sucede en la sociedad y puedan ser escuchados, de forma que no se tomen decisiones sin haber oído su opinión y pasándoles por encima.
Justo por eso, porque es una garantía para todos los socios, la junta general tiene un requisito formal previo: la convocatoria. En rasgos generales, la convocatoria de una junta no difiere de cualquier otra convocatoria: es el acto por el que cita a una o varias personas (en este caso, los socios) para que concurra a un evento determinado, que es la junta general de socios. Y puede parecer un tema baladí, pero no lo es, puesto que únicamente mediante un acto formal de convocatoria se puede comprobar que todos los socios han tenido conocimiento de la reunión y han podido asistir a la misma. Tal es la importancia de la convocatoria de la junta que, si se celebra y no ha sido debidamente convocada, los acuerdos que se hayan tomado son nulos. ¿Es un buen incentivo para convocarla bien, no es cierto?
En este punto, la Ley de Sociedades de Capital (que, por abreviar, llamaremos LSC) tiene un capitulo dedicado a la convocatoria de la junta y, más concretamente, el artículo 173 de la LSC establece la forma de la convocatoria (las formalidades que debe reunir la convocatoria para considerarse válida).
La regla general, que está prevista en el artículo 173.1 de la LSC es que
- La junta general será convocada mediante anuncio publicado en la página web de la sociedad si ésta hubiera sido creada, inscrita y publicada en los términos previstos en el artículo 11 bis. Cuando la sociedad no hubiere acordado la creación de su página web o todavía no estuviera ésta debidamente inscrita y publicada, la convocatoria se publicará en el «Boletín Oficial del Registro Mercantil» y en uno de los diarios de mayor circulación en la provincia en que esté situado el domicilio social.
Como puedes ver, la norma básica es que la convocatoria debe hacerse por medios de conocimiento general, sea para los socios (en la web de la sociedad) o sea para todos (en el diario oficial del Registro Mercantil y un diario de amplia circulación). Lógicamente, es un medio que, en principio, garantiza que todos los socios van a tener, al menos, la opción de tener conocimiento de la convocatoria bien sea porque pueden consultarlo en la web, o porque pueden acceder a alguno de los diarios (sea o no el oficial).
Sin embargo, si tienes una Startup, y en la mayoría de las empresas tradicionales sucede igual, habrá entre 3 socios y, como máximo, 6 o 7. ¿Realmente es necesario meterse en el lío de publicar un anuncio en el diario, con los costes asociados y la complicación que implica? Lo cierto es que no y, de hecho, aunque la publicación en diarios es muy pública, no es la que mejor garantiza la recepción de la convocatoria (no sabemos vosotros, pero en Cirial no tenemos costumbre de leer diariamente los diarios oficiales).
Es por ello que el apartado 2 del mismo artículo 173 LSC señala que
- En sustitución de la forma de convocatoria prevista en el párrafo anterior, los estatutos podrán establecer que la convocatoria se realice por cualquier procedimiento de comunicación individual y escrita, que asegure la recepción del anuncio por todos los socios en el domicilio designado al efecto o en el que conste en la documentación de la sociedad. En el caso de socios que residan en el extranjero, los estatutos podrán prever que sólo serán individualmente convocados si hubieran designado un lugar del territorio nacional para notificaciones.
Es decir, también es posible que se haga una convocatoria individual para cada socio, siempre que pueda asegurarse que cada uno de ellos lo reciba individualmente. ¿Y cuáles son estos medios? Algunos más tradicionales te los puedes imaginar: un burofax con acuse de recibo o un telegrama con acuse de recibo. A nosotros nos suena muy antiguo, pero se puede hacer. Sin embargo, lo más habitual en la actualidad, a efectos de establecer convocatorias individuales no es el burofax (justamente, si de lo que se trata es de evitar costes de convocatoria, ir a Correos a enviar diversos certificados ni es lo más cómodo ni es lo más barato). A este respecto, lo que hacemos más habitualmente, es establecer en los propios estatutos que sea posible que la comunicación individual sea enviada por correo electrónico. Puesto que es necesario que conste la recepción individual, el correo enviado tendrá que ser con acuse de recibo, para que pueda acreditarse la entrega.
Muy cómodo, ¿verdad? Pues todavía puede ponerse mejor, ya que una vez enviado el correo electrónico y solicitado el acuse de recibo, puede establecerse que la propia petición de acuse de recibo se tenga como prueba de entrega siempre y cuando no conste la falta de entrega por algún motivo. Es decir, siempre que el correo electrónico no vuelva “rebotado”, se considerará que se ha entregado, aunque el socio no nos envíe el acuse de recibo. Y tiene sentido, porque si no, para un socio enfadado sería muy fácil anular todas las juntas (simplemente, no acusando el recibo de la convocatoria).
Por tanto, la norma general es la publicación, y los estatutos pueden establecer una convocatoria individual. En general, no es un tema problemático puesto que la gran mayoría de sociedades funcionan bien y las convocatorias son informales. Los socios hablan entre ellos, toman la decisión, y la junta es únicamente la formalidad que se lleva a cabo para terminar de fijar la decisión. Ello se hace mediante las llamadas juntas universales, que, puesto que son una reunión de todos los socios, no es necesario que estén previamente convocadas, ya que el artículo 178.1 LSC señala que
- La junta general quedará válidamente constituida para tratar cualquier asunto, sin necesidad de previa convocatoria, siempre que esté presente o representada la totalidad del capital social y los concurrentes acepten por unanimidad la celebración de la reunión.
Es en las sociedades en las que hay problemas con alguno de los socios y no es posible celebrar los acuerdos así (o, evidentemente, en sociedades con un gran número de socios que no permita tomar las decisiones informalmente) cuando es necesario hacer todo el trámite formal de la convocatoria.
Pero, mucho cuidado con los socios problemáticos, ya que el hecho de hacer una convocatoria con todas las formalidades, no garantiza que, aún así, pueda celebrarse la junta de forma normal y no se vaya a anular. Efectivamente, aunque esté formalmente bien convocada, es posible que la convocatoria sea nula. Parece raro, ¿verdad? Y así es, pero nuestros tribunales han considerado que si la convocatoria formal (la que se hace por medio de diarios) se aleja de la práctica habitual de la sociedad, no es suficiente con la convocatoria formal para considerar que está bien convocada.
Vamos a hablarte ahora de la Sentencia del Tribunal Supremo con número 510/2017, de 20 de septiembre de 2017. En ella, el Tribunal señaló que, aunque se cumpla con los requisitos formales de la convocatoria por haberse publicado en los diarios pertinentes, es nula la convocatoria si se utiliza ese medio, justamente, para que la convocatoria pase desapercibida para los socios. Y esto es lo que sucede cuando en una convocatoria deja de utilizarse la forma de la convocatoria que, hasta entonces era la habitual. En el caso resuelto por la sentencia, hasta ese momento las decisiones se tomaban como hemos indicado anteriormente, de manera informal y sin convocatoria formal, o con convocatoria oral.
Destaca en este sentido la mencionada sentencia que
Habrá supuestos en que procedería la sanción de nulidad si se acreditara el ánimo del convocante de que el anuncio pasara desapercibido, lo que puede deducirse, por ejemplo, de la ruptura de la que, hasta entonces, había sido la pauta general para convocar las juntas (notificación personal, anuncio en un diario concreto…).
Por tanto, aunque se use la convocatoria en un diario, si con anterioridad se venía realizando una convocatoria individual, será necesario, al menos, avisar individualmente a cada uno de los socios de que se ha cambiado la forma de convocar la junta.
Considera la sentencia que, en ese caso, separarse de la práctica habitual de la sociedad de convocar individualmente es un supuesto de mala fe por parte del administrador que la convocó (que también era socio y que aprovechó la junta convocada para cesar a la otra socia que también era administradora), por lo que procede la nulidad de la junta y los acuerdos adoptados en ella.
En resumidas cuentas, puedes comprobar que es esencial realizar una buena convocatoria, ya que es el requisito primero de cualquier decisión que se tenga que tomar en la sociedad. Y no basta con que formalmente se cumpla con lo que dice la Ley, sino que es necesario que, materialmente, todos los socios hayan tenido la posibilidad de conocer la celebración de la junta.
La convocatoria de una junta general de socios es un requisito formal previo esencial para tomar decisiones importantes que afecten a la marcha de la sociedad. La Ley de Sociedades de Capital establece las formalidades que debe reunir la convocatoria para considerarse válida, ya sea mediante la publicación en la página web de la sociedad o en los diarios oficiales, o mediante la convocatoria individual por correo electrónico. Es importante realizar una buena convocatoria, no solo cumpliendo con lo que dice la Ley, sino asegurándose de que todos los socios hayan tenido la posibilidad de conocer la celebración de la junta.
En nombre del equipo de Cirial, esperamos que este texto te haya resultado útil e interesante. Si tienes alguna pregunta o necesitas ayuda en temas legales o empresariales, no dudes en contactar con nosotros. Estamos aquí para ayudarte en todo lo que necesites. ¡Gracias por leernos y hasta pronto!
