Gestionar el funcionamiento de la startup, nos referimos a la compañía en sí misma, no siempre es sencillo. Sobre todo cuando hayas empezado a incorporar inversión, especialmente inversión de cierta envergadura, puedes suceder que tomar decisiones relativas a la sociedad no sea sencillo.
En otras entradas te hemos hablado de la importancia de convocar bien las juntas generales, para la eficacia de las decisiones que tomes. Si tienes una startup, pensarás que puede ser un fastidio tener que hacer tanto proceso para tomar decisiones y, mucho más, decisiones que ya han sido previamente acordadas entre los emprendedores y los inversores. Es decir, te puede parecer una molestia tener que convocar y reunir a los socios para tomar decisiones que, en realidad, ya se han tomado con anterioridad con el acuerdo de todos los socios.
El objetivo de esta entrada es analizar un aspecto de la normativa que puede permitirnos celebrar juntas de socios sin necesidad de reunirse físicamente y, por lo tanto, sin necesidad de hacer todo el trámite de deliberación y voto: las juntas sin sesión. También cabría la posibilidad de que pudiéramos tomar acuerdos sociales sin la necesidad de la propia celebración por escrito.
Es cierto que en la práctica diaria ya se venía utilizando esta modalidad, pero era necesario que la aprobación formal de la junta se reflejase como si se hubieran cumplido todas las formalidades lo que, al final, podía traer problemas de impugnaciones. Por lo tanto, lo que veremos en este post es el modo de hacer mantener lo que se venía haciendo en la práctica, pero hacerlo reflejando exactamente la práctica realizada.
En el mes de abril 2019, el Registro Mercantil de Madrid dio un primer paso: mediante una calificación que dejaba abierta la posibilidad de celebrar una junta universal de socios sin sesión alguna y solamente por un trámite escrito sobre la propia acta. No obstante, esto pudiera parece extraño porque la ley es muy clara en este punto. A priori, la ley establece una celebración de las reuniones de socios de carácter formal y con una presencia física. La única excepción que la ley dispone es la que permite a las sociedades anónimas la asistencia y votación telemática las juntas de accionistas siempre que esa posibilidad se encuentre regulada en los estatutos de la sociedad y cuya aplicación se había permitido también a las sociedades limitadas.
El procedimiento mediante el cual se permite la celebración de reuniones sin sesión ya estaba previsto en la ley, aunque no para las reuniones de la junta general, sino para las reuniones del consejo de administración. El artículo correspondiente de la ley predispone una libertad estatutaria de la propia sociedad, es decir, permite que lo prevean los estatutos de la sociedad, precisamente para evitar la inconveniencia de reunir al consejo para cada decisión. Sobre esta libertad, los socios podrían regular el funcionamiento del consejo de administración y podrían permitir la adopción de acuerdos sin necesidad de celebrar formalmente una reunión.
Para lo que nos interesa en este post, se trataría de trasladar la opción dispuesta para los consejos de administración para la celebración de las juntas universales. Las juntas universales son el tipo de reunión más habitual en sociedades que empiezan y con un tamaño societario más bien reducido, ya que permite celebrar la junta sin necesidad de convocarla previamente cuando todos los socios estén presentes.
La práctica habitual de las sociedades en la actualidad consiste, para todo tipo de documentos y contratos de la vida típica de una sociedad, que los socios se circulan los documentos para ir plasmando sus firmas hasta tener el documento con todos los datos y firmas necesarias. Es decir, lo que sucede es que se toma el acuerdo entre los socios, y se confecciona el documento como si se hubiese celebrado la reunión, que posteriormente los socios firman cada cual por su lado y se cierra un documento que refleja la celebración de una reunión y deliberación que, en realidad, no se ha celebrado a nivel formal.
Al respecto, las primeras calificaciones del Registro Mercantil de Madrid permitieron la posibilidad de la emisión de votos a distancia y de forma anticipada a la junta, lo que fue evolucionando hasta el punto actual en el que se ha permitido, igual que sucede con las reuniones del consejo de administración, que se celebren juntas generales sin sesión formal. Para ello será necesario una actualización de los estatutos de la sociedad. Así, deberá constar en los estatutos la posibilidad de celebrar una junta universal sin sesión física y la adopción de los acuerdos pertinentes por escrito. Además, los estatutos deberán realizar una descripción exhaustiva del procedimiento mencionado. Por lo tanto, no vale con disponer la posibilidad de ese tipo de celebración, sino que es necesario un desarrollo detallado del proceso a seguir por parte de los socios.
Parece interesante, ¿verdad? Y, ¿cualquier cosa vale y simplemente puedo aprobar las juntas por escrito y sin más? Estaría bien, pero no. Es necesario cumplir algunos requisitos para que la cláusula estatutaria pueda ser inscrita. Para empezar, todos los socios deben mostrar su conformidad para lo que se pretende establecer. En otras palabras, todos los socios deben mostrar su conformidad a celebrar y firmar la junta sin sesión. Además, también debe garantizarse la integridad del voto, es decir, se debe garantizar la identidad del sujeto y la integridad del contenido (asegurar que quién firma es, efectivamente, el socio y que se muestra el sentido de su voto de forma correcta). Por último, debe quedar constancia fehaciente en el acta del funcionamiento llevado a cabo. En resumen, debe definirse cómo ha sido el procedimiento para la aprobación de la junta sin sesión. En definitiva, se expresarán la identidad de los socios intervinientes, su conformidad con el sistema y su voto emitido.
Como ves, es una opción muy interesante y que te puede facilitar mucho el trabajo en tu startup. Por ello, te recomendamos que, al menos, estudies la posibilidad de incluir un proceso de celebración de juntas sin sesión. Con ello podrás celebrar juntas de forma mucho más ágil y evitando los problemas de que formalmente no se haya celebrado la junta.
¡Hasta la próxima entrega!
El equipo de Cirial180º.
