Esta guía es un documento que pretende orientar de una forma sencilla y accesible a los emprendedores en las cuestiones básicas de la vida de una startup. Seguimos con la segunda parte.
2.- Constituyendo la empresa: trámites que hay que seguir.
Una vez que se ha decidido cuál es la forma jurídica que se va a adoptar, y dando por supuesto que se ha decidido emprender con una sociedad, hay que tener en cuenta que es necesario cumplir ciertas condiciones y llevar a cabo algunos trámites, que finalizan con la inscripción de la sociedad en el Registro Mercantil, con lo que puede iniciar su actividad.
2.1.- Comprobar el nombre de la empresa.
Antes de poder otorgar la escritura pública de constitución ante el Notario, debe obtenerse la “certificación negativa de denominación social” que emite el Registro Mercantil Central. Se trata de un documento que certifica que no consta en el Registro ninguna otra sociedad con la misma denominación que la que se pretende inscribir, para evitar que se inscriban sociedades con nombres similares y que se genere la confusión de cuál es cuál.
Igualmente, para agilizar el trámite, el Registro Mercantil Central dispone de una bolsa de denominaciones disponibles para su asignación inmediata.
La certificación negativa se puede solicitar presencialmente, por correo, por internet o a través del propio Notario que va a autorizar la escritura.
Hay que tener en cuenta que no es necesario que dos denominaciones sean exactamente iguales para que se considere que ya existe otra sociedad con la misma denominación y, además, existen ciertas normas y restricciones sobre las denominaciones de algunos tipos sociales.
La certificación tiene una vigencia de tres meses renovable por otros tres y uno de los socios debe hacer una reserva de la denominación para un período de seis meses. Es decir, una vez solicitada la denominación, queda reservada durante seis meses, pero si en los tres primeros no se ha constituido la sociedad, será necesario renovar la certificación del Registro.
2.2.- Obtener el Número de Identificación Fiscal (NIF).
Igual que sucede con las personas físicas, es necesario que las sociedades estén identificados a efectos Fiscales y tributarios. A estos efectos, se les asignará un NIF consistente en una letra (que identificará la forma de la empresa), siete números aleatorios y un carácter de control.
El NIF debe solicitarse antes de realizar cualquier operación, realizar cobros o pagos, contratar personal, etc. y debe solicitarse en el mes siguiente a la constitución de la sociedad. Durante los primeros momentos se otorga un NIF provisional que se convierte en definitivo cuando se aporta toda la documentación de la inscripción de la sociedad en el Registro Mercantil.
2.3.- Elaborar los estatutos sociales.
Los estatutos sociales son el documento que, reflejando la libertad de pactos de los socios, recoge las normas que van a regir el funcionamiento de la sociedad (organización de la sociedad, derechos de los socios y relaciones con terceros). Hay que tener en cuenta que, aunque se trate de un documento, a primera vista, privado, debe incorporarse a la escritura de constitución y se inscribe en el Registro Mercantil, con lo que su eficacia no alcanza únicamente a los socios, sino que va más allá y afecta también a terceros que pueden consultar el contenido de los mismos puesto que, al inscribirse en el Registro Mercantil, tienen carácter público.
Aunque el contenido de los estatutos puede ser más o menos amplio, al ser un documento esencial de la sociedad, tiene determinado un contenido mínimo y esencial (si no se incluye, se denegará la inscripción e, incluso, la nulidad de la sociedad). Dicho contenido puede ampliarse en lo que los socios consideren oportuno.
Los estatutos deben incluir, necesariamente:
- La denominación de la sociedad.
- El objeto social. Es decir, cuáles son las actividades que va a desarrollar la sociedad o, al menos, su objeto principal.
- El domicilio social.
- El capital social. Debe incluir la cifra, el número de participaciones en que se divide, su valor nominal y su numeración.
- La forma de organizar la administración de la sociedad, el número mínimo y máximo de administradores, la duración del cargo y su retribución, en el caso que la haya.
- El modo de deliberar y adoptar los acuerdos de los órganos colegiados.
2.4.- Otorgar la escritura pública de constitución.
La escritura pública de constitución es el documento público que se otorga ante el Notario y en el que consta la voluntad de los socios de constituir una sociedad y quiénes serán los socios. Además, constarán también los estatutos.
En la escritura pública de constitución se debe incluir, así pues: la identificación de los socios, la certificación negativa de la denominación, los estatutos sociales, la acreditación del desembolso del capital social (bien porque se desembolsa ante el Notario o mediante certificado bancario), y algunas cuestiones relativas a las aportaciones no dinerarias en el caso que se hagan (lo que no es lo más habitual).
2.5.- Liquidar impuestos.
El Impuesto de Transmisiones Patrimoniales grava, entre otras cosas, las operaciones societarias, incluyendo la constitución de una sociedad. En cualquier caso, en la actualidad la creación de empresas está exenta, por lo que el impuesto que debe pagarse al respecto es cero.
2.6.-Inscripción de la sociedad en el Registro Mercantil.
La sociedad no adquiere plena capacidad jurídica hasta el momento en que se haya inscrito en el Registro Mercantil.
En el Registro Mercantil constarán los datos esenciales de la sociedad: la constitución, los estatutos sociales y sus modificaciones, aumentos y reducciones de capital, nombramiento y cese de administradores, liquidadores y auditores, el otorgamiento, modificación y revocación de poderes y delegaciones de facultades, etc.
Para inscribir la sociedad en el Registro se necesitará la escritura de constitución de la sociedad, el NIF (aun provisional), la liquidación del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales.
¡Hasta la próxima entrega!
El equipo de Cirial180º.
